Indiferent de specificul activităţii companiei dumneavoastră, securizarea arhivei de documente trebuie să fie o prioritate. Depozitarea arhivei într-un spaţiu sigur și autorizat vă va permite să păstraţi în parametri normali toate actele şi documentele, precum şi să le accesaţi rapid şi în siguranţă.
Cum beneficiaţi de depozitarea arhivei în condiţii de maximă siguranţă?
Procesul de depozitare arhiva este unul extrem pretenţios, impunând măsuri stricte şi urmarea anumitor paşi. Specialiştii în domeniu vin către dumneavoastră cu servicii oferite la cel mai înalt nivel de profesionalism, astfel încât să beneficiaţi de depozitarea arhivei în cei mai siguri parametri. Documentele dumneavoastră sunt astfel protejate de orice tip de factor care ar putea genera distrugerea acestora și pot fi accesate mai rapid.
Cum se realizează depozitarea arhivei?
Primul pas din cadrul procesului de depozitare a unei arhive va fi pregătirea acesteia, urmată de realizarea inventarului și încărcarea acestuia în software-ul de management care elaborează topometria respectivei locaţii. Ulterior, va avea lor transportarea şi aşezarea documentelor în depozit, urmând ca oricând aveţi nevoie, să puteţi solicita documentele necesare, pe care le veți primi în 2 ore pe e-mail.
Unde stabiliţi depozitarea arhivei?
Odată prelucrate toate documentele, veţi putea beneficia de spaţii de depozitare a arhivei, construite la cel mai înalte standarde şi respectând prevederile legale. Puteţi beneficia de un astfel de spaţiu pentru depozitare a arhivei, în unele dintre cele mai importante puncte din ţară, respectiv Bucureşti, Timișoara sau Cluj-Napoca. Astfel, arhiva dumneavoastră va fi păstrată într-un spaţiu autorizat, dotat cu echipamente de ultimă generaţie, sisteme integrate de gestiune, monitorizare şi, foarte important, securitate. Spaţiile sunt poziţionate strategic, asigurându-li-se protecţie în faţa calamităţilor naturale sau a incendiilor.
Cum accesați documentele din arhivă?
Prin sistemul de gestiune electronică, se asigură acces rapid către orice tip de document inventariat. Atunci când solicitaţi un document, acesta va ajunge la dumneavoastră în termen de 2 ore în format electronic, sau 24 de ore, în original. Dacă în cadrul arhivei afacerii dumneavoastră există documente pe care le consultați frecvent, puteți apela cu încredere la serviciile de scanare documente, care vă vor permite accesarea și mai rapidă a acestora – la un click distanță.
Scanarea documentelor elimină riscul degradării acestora, survenit odată cu uzura excesivă a suportului analogic. De asemenea, documentele sunt organizate şi ordonate, iar identificarea lor se va face cu rapiditate, pe baza metadelor pe care le deţin şi care conferă personalitate arhivei dumneavoastră. Prin configurarea aplicaţiei pentru stocarea datelor, vi se asigură acces facil şi securizat la orice document din depozitul arhivat.
