O afacere eficienta si profitabila depinde de cat de bine va gestionati documentele, si un aspect al gestionarii eficiente a documentelor este arhivarea. Daca sunteti dezorganizat cu privire la modul in care va gestionati procesul de arhivare a inregistrarilor, acesta poate duce la incetinirea operatiunilor zilnice, a problemelor legale si a clientilor nefericiti. Iata cateva sfaturi pentru arhivarea documentelor.
Faceti ordine in fisiere
Arhivarea documentelor de hartie este mai rapida si mai usoara atunci cand incepeti cu o curatare de fisiere. Incepeti prin eliminarea fisierelor care au depasit cerintele de pastrare legala. Un serviciu de distrugere profesionala simplifica procesul de curatare a fisierelor pentru dvs. Saci securizati de distrugere a documentelor sunt adusi la sediul dvs. inainte de proiectul dvs. de curatare, si apoi colectati atunci cand sunt umpluti. Intregul proces de distrugere este tratat de profesionistii care au urmarit un protocol strict de custodie in timpul colectarii si distrugerii. Un certificat de distrugere este furnizat dupa ce documentele dvs. sunt distruse. Pastrati documentele care sunt in termen in bibliorafturi si dosare speciale pe care le puteti achizitiona de la ArhiDesign, si pregatiti-le pentru arhivare.
Biroul trebuie sa fie organizat si curat pentru a gasi intotdeauna obiectele de care aveti nevoie. Pentru organizarea biroului si a dosarelor puteti folosi tavite speciale. Așezați doua tavi de documente pe biroul dvs. Un sistem cu doua tavi este cel mai simplu și mai eficient pentru manipularea hartiei primite.
Verificati duratele de pastrare
Documentele de arhivare au o „perioada de valabilitate” specifica, deci este important sa examinati instructiunile de retentie pentru a va asigura ca arhivati pentru perioada corecta de timp. Inainte de a finaliza o politica de pastrare a inregistrarilor, solicitati sfaturi de la un partener de management al inregistrarilor, care intelege atat nuantele sectorului dvs. de afaceri, cat si cerintele de conformitate aferente.
Alocati spatiu de stocare
Cele mai multe documente arhivate sunt rareori accesate inainte de distrugerea lor, dar in timp, acestea ar trebui sa fie stocate intr-un loc in care sunt protejate si pastrate corespunzator. Hartiile sunt deosebit de vulnerabile la daunele permanente provocate de incendii, inundatii si dezastre naturale. In consecinta, arhivarea ar trebui sa aiba loc intr-o unitate securizata. Un centru de inregistrari profesionale este special conceput pentru a va proteja documentele de catastrofele care pot aparea in instalatia dumneavoastra.
Asigurati preluarea rapida si precisa
Este posibil sa nu aveti nevoie de inregistrarile dvs. din arhiva foarte des, dar cand faceti acest lucru, recuperarea lor ar trebui sa fie prompta si eficienta. Cele mai multe sisteme de arhivare nu sunt bine organizate si necesita sapare prin cutii pentru a gasi informatii critice. Atunci cand inregistrarile dvs. din arhiva sunt stocate intr-un depozit special de inregistrari, ele sunt codate si urmarite pentru a fi accesate rapid si recuperate imediat cand aveti nevoie de ele.
Digitalizati fisierele active
Arhivarea documentelor pe hartie inseamna, de asemenea, o solutie pentru inregistrarile cele mai active. Digitalizarea fisierelor active elimina cautarile consumatoare de timp prin mai multe camere si dulapuri de fisiere pentru acel document crucial. Puteti folosi o aplicatie care scaneaza si localizeaza rapid documentele de care aveti nevoie.
