Petreci mai bine de jumătate din zi la lucru, printre hârtii, ecrane, grafice, e-mailuri telefoane și deadline-uri. Biroul îți este ca o a doua casă, de aceea este important să te simți confortabil și în largul tău la locul de muncă, dar totodată trebuie să menții ordinea printre zecile de obiecte mari și mici care te înconjoară.
Ca să te descurci cu această sarcină zilnică, îți prezentăm în continuare cele mai bune 5 sfaturi pentru un birou organizat ca la carte, unde să te simți în largul tău și să dai randamentul așteptat:
1. Lasă la îndemână doar ce utilizezi zilnic
Analizează atent operațiunile pe care le efectuezi zi de zi și realizează o listă cu cele mai frecvente 10 activități. Lasă la îndemână doar obiectele pe care le folosești în cadrul acestor taskuri.
Alege accesorii pentru birou care să corespundă profilului tău profesional, pentru ca spațiul tău de lucru să găzduiască doar acele instrumente și dotări de birotică utile pentru jobul tău.
Capsatorul şi perforatorul pot să stea în dulapul de rechizite, lângă dosare, iar teancul de corespondență veche poate să dispară. Îți trebuie un birou ordonat, aerisit, ca să fii eficient și concentrat la ceea ce ai de făcut.
2. Împarte documentele pe categorii
Utilizează bibliorafturi, tăvițe etajate și cutii ergonomice ca să pui documentele de lucru pe categorii, în funcție de numele proiectului, de gradul de urgență sau de importanța pe care o are fiecare task în ziua respectivă.
Folosește etichete și respectă un cod al culorilor, astfel îți va fi mai ușor să găsești dintr-o privire dosarele care îți trebuie.
Montează lângă birou un stativ cu sertare transparente sau tăvițe de metal, ca să pui documentele în așteptare.
3. Organizează fișierele din laptop
Ordinea de pe birou și din dulapuri trebuie să se regăsească, la nivel virtual desigur, și în laptopul pe care lucrezi și care este, într-un fel, biroul tău online.
Organizează fișierele și folderele în funcție de proiecte și priorități, pune flaguri care să marcheze urgența taskurilor și folosește aplicații de time management.
Un sistem care să-ți pună în ordine treburile din mediul online are efecte pozitive și asupra spațiului fizic de lucru.
4. Depozitează arhivele și hârtiile vechi
Obișnuiește-te să arhivezi săptămânal actele, memourile, facturile și celelalte tipuri de documente pe care le primești de la diverși colaboratori. În acest mod eviți să se strângă un teanc de hârtii despre care să nu mai știi mare lucru după o perioadă și riști să arunci ceva important, din greșeală.
Respectă principiul etichetelor și pentru bibliorafturile din arhivă, un astfel de sistem te va ajuta peste câteva luni, poate chiar ani.
5. Investește lunar în spațiul tău de lucru
Merită să investești lunar mici sume de bani ca să-ți sporești confortul şi nivelul de eficiență.
Alege un scaun ergonomic, schimbă mouse-ul cu un model wireless silenţios, adaugă un ecran protector peste monitorul la care lucrezi zi de zi.
Este important să upgradezi constant spațiul de lucru ca să ai un plus de confort, pentru că o minte odihnită și un trup relaxat sunt și ele argumente forte pentru un birou organizat.
